"Desksharing" lautet die Zauberformel: So will der MKK jährlich rund 700.000 Euro einsparen

MAIN-KINZIG-KREIS - In der Kreisverwaltung läuft aktuell das wohl größte interne Projekt seit dem Umzug in das Main-Kinzig-Forum im Jahr 2005 ...

Unter dem Titel „Desksharing“ wird die Nutzung der über 1.000 Büroräume neu definiert und organisiert. Damit wird eine deutlich höhere Effizienz erreicht und rund 300 Arbeitsplätze fallen weg, was am Ende eine jährliche Einsparung von rund 700.000 Euro bedeutet.

Kreisverwaltung organsiert die Nutzung ihrer über 1.000 Büroräume neu

„Nach der Pandemie mit einer großen Zunahme von Homeoffice sowie neuen organisatorischen und technischen Möglichkeiten hat sich auch in der Kreisverwaltung der Arbeitsalltag deutlich verändert“, erläutert Landrat Thorsten Stolz. Durch die vermehrte Arbeit in „den eigenen vier Wänden“ ergaben sich in den Büroräumen zunehmend freie Kapazitäten. Zudem wird das „mobile Arbeiten“ seit Oktober 2022 in einer entsprechenden Dienstvereinbarung klar geregelt. Urlaub, Freizeit und Krankheit waren weitere Faktoren in der neuen Rechnung.

Hinzu kam die Tatsache, dass die Kreisverwaltung seit der Zentralisierung vor gut 20 Jahren kontinuierlich gewachsen ist. Allein in Gelnhausen mussten rund ein Dutzend Liegenschaften und Räumlichkeiten angemietet werden. Teilweise waren größere Ämter auf mehr als drei Standorte verteilt. Auf dieser Grundlage hat eine interne Arbeitsgruppe im März 2025 ein detailliertes und umfassendes Nutzungskonzept vorgelegt.

Künftig sechs Arbeitsplätzen für zehn Mitarbeitende

Das angestrebte Ziel des laufenden Projektes ist ein flächendeckender Durchschnittswert von sechs Arbeitsplätzen für zehn Mitarbeitende. „Dabei setzen wir auf bedarfsgerechte und flexible Lösungen und binden die Mitarbeitenden frühzeitig mit ein“, sagt Landrat Thorsten Stolz. So werden gesundheitliche, dienstliche und andere individuelle Aspekte in vollem Umfang berücksichtigt. Auf diese Weise werde eine hohe Akzeptanz unter dem Beschäftigen erreicht.

Verantwortlich für die erfolgreiche Planung und Umsetzung ist das Organisationsteam unter der Leitung von Gabi Schmitt und Kristina Schneider. Zudem sind das Team Einrichtungsmanagement, die Hausmeister der Kreisverwaltung sowie die IT-Abteilung stark eingebunden; externe Unterstützung kommt von professionellen Umzugsunternehmen und Büroausstattern. Denn mit der Neuordnung der Büroräume werden auch die Einrichtung und die Arbeitsmittel angepasst. So gibt es durchgehend elektromotorisch höhenverstellbare Schreibtische und mobile Rechner.

"Umsetzung läuft bisher reibungslos und planmäßig"

"Mit diesem ganzheitlichen Ansatz, einer sorgfältigen Planung und einer intensiven Kommunikation läuft die Umsetzung bisher reibungslos und planmäßig", bestätigen die Projektleiterinnen Gabi Schmitt und Kristina Schneider. Rund ein Drittel der Ämter und Referate sind bereits umgezogen; nach den Sommerferien folgen nun größere Einheiten, wie das Sozialamt und das Umweltamt. Im Herbst wird auch das Amt für Veterinärwesen und Verbraucherschutz von der Gutenbergstraße an die Barbarossastraße umziehen. Dafür sind allerdings größere bauliche und technische Maßnahmen nötig, um auch die neuen Laborräume entsprechend herzurichten.

„Auch wenn der Aufwand zunächst hoch erscheint, so lohnt sich der Einsatz bereits nach kurzer Zeit“, sagt Landrat Thorsten Stolz. Die ersten Mietverträge wurden bereits gekündigt und weitere werden folgen. Bis Ende 2026 werden bereits rund 4.000 Quadratmeter Büroflächen und Nebenräume freigemacht und dafür die eigenen Gebäude wesentlich effektiver genutzt. Das bedeutet auch erhebliche Einsparungen bei den laufenden Betriebskosten.

Wie der Landrat betont, läuft das Projekt während der normalen Arbeitszeiten ohne große Beeinträchtigungen. „Das Organisationsteam und alle Beteiligten sind hier mit großer Motivation und Ausdauer dabei, so dass wir die Herausforderung gemeinsam zu Erfolg führen“, bilanziert Thorsten Stolz und dankt den Mitwirkenden für ihren vorbildlichen Einsatz. (red)